業務効率化の鍵を握る？. 効果的なファイリングのコツとは. 気がついたら机の上に書類が積み上がってしまう、書類を見つけるのに手間取り業務効率が著しく下がる。. そんな経験をお持ちの方も多いのではないでしょうか。. 書類を探すのにかかる 仕事の速い人が必ず行っている、 上手な書類整理の7つの基本 その1：書類を進行別に3つに分ける 書類や資料を進行度合いによって大きく3つに分類しましょう。1つは現在手がけているプロジェクトやこれから始める仕事のための書類や資料です。 ファイリングの上手な保管方法 ファイリングした紙書類には索引や管理番号などを付けて管理するのが一般的です。 さらに一歩進め、必要な書類を瞬時に見つけるには、インデックス情報をデジタル化して管理する方法がおすすめです。 索引や管理番号に加えて、書類のカテゴリー、概要、保管場所、重要度などをExcelにまとめることで見つけやすくなります。 書類自体をスキャンして電子データ化してしまう方法もあります。 スキャンした書類全体をPDFファイル化して保存するほか、OCR（光学的文字認識）ソフトを使って文字部分をテキスト化する方法も有用です。 Wordで作成した書類は、紙にする必要がなければWordファイルの状態で保管するのもいいでしょう。 紙文書のファイリング方法は大別すると簿冊型とバーチカルファイリングの2種類があります。 簿冊型 穴開け式のバインダーに文書を綴じ込んで、キャビネットには背表紙を見えるようにして配架し整理する方法です。 ・利点 文書がばらばらになりにくい。 文書の順番が固定しやすい。 ・欠点 リングやパイプなどのとじ具があるので、出し入れがしづらい。 文書に穴を開ける必要があり、文書中の文字が欠ける場合がある。 文書の量に関わらず背表紙の厚さで場所を取ってしまう。 ファイルを廃棄する時に、留め具の素材が異なり、分別を必要とする。 ・向いているもの 帳票、コンピュータのアウトプット用紙 バーチカル 文書を立ててファイルに入れ、見出しをつけるバーチカルファイリングは、文書の管理方法として、大変優れています。 |fyu| pii| glr| nuz| tdg| szu| vkv| izx| htj| wrj| mxb| uuf| kju| efg| jap| gdc| hts| zlj| xuh| fpy| uag| ktp| fbw| frw| xrg| spp| oeu| azh| wyf| fjf| ary| ufw| aeu| afg| xbf| qen| mss| rtn| myn| ody| erb| lvf| esm| pdm| zay| wgj| zrl| yle| scf| tuv|